东北大学秦皇岛分校公务卡支出报销管理办法-东北大学秦皇岛分校财经处

关于印发《东北大学秦皇岛分校公务卡支出报销管理办法》的通知

东秦财〔2016〕7号

各部门：

为推进公务卡改革，规范我校公务支出报销业务，减少预借款项和现金支付结算，提高公务支出透明度，加强财务管理，提高资金使用效率益。学校研究制定了《东北大学秦皇岛分校公务卡支出报销管理办法》，现印发给你们。望结合实际，认真遵照执行。

东北大学秦皇岛分校

2016年4月26日

东北大学秦皇岛分校公务卡支出报销管理办法

为推进公务卡改革，规范我校公务支出报销业务，减少预借款项和现金支付结算，提高公务支出透明度，加强财务管理，提高资金使用效益。根据《中央预算单位公务卡管理暂行办法》（财库〔2007〕63号）、《东北大学公务卡管理暂行办法》、《东北大学秦皇岛分校公务卡管理暂行办法》等相关文件，结合我校实际情况，制定本办法。

第一条根据《东北大学秦皇岛分校公务卡管理暂行办法》的相关规定，我校将实行公务卡报销制度，已经列入使用公务卡消费范围的经费支出，必须使用公务卡结算，不得使用现金结算，否则财经处不予报销。

第二条本办法所称公务卡，是指我校在职在编工作人员（以下统称“持卡人”）持有、保管和使用，主要用于日常公务支出和财务报销业务，也可用于个人消费，具有一定信用额度的银行信用卡。本公务卡的管理与使用，按照《东北大学秦皇岛分校公务卡管理暂行办法》的相关规定执行。

第三条公务卡结算使用的经费种类和业务范围

（一）使用的经费种类。已列入我校基本支出和项目支出预算的财政性资金，如：各学院、直属部门和机关部处（以下统称“部门”）负责的教学业务费、行政业务费、科研配套经费、改善基本办学条件专项、教育部其他专项经费等财政性经费，一般应使用公务卡结算。

（二）适用的业务范围。在上述经费种类中，公务卡可结算的公用支出包括：办公费、印刷费、咨询费、手续费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、维修（护）费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、公务用车运行维护费、其他交通费。5万元以下的零星购买支出，一般应使用公务卡结算（详见附件）。

第四条公务卡消费报销的原则

（一）使用公务卡消费报销时，仍按现行财务管理的相关规定和报账流程执行。使用公务卡刷卡的消费行为，未经财经处审核报销前，均被视为个人消费行为，相关事宜由持卡人个人负责，学校不承担个人消费行为所引发的一切责任。

（二）相关公务支出实行公务卡结算后，我校原使用现金结算的公务消费，凡具备刷卡条件的，均应使用公务卡结算，财经处原则上不再办理借款和现金报销。但下列情况暂可使用现金结算：

1.在县级以下（不包括县级）地区发生的相关公务支出；

2.在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在1,000元以下的相关公务支出；

3.签证费、快递费、过桥过路费、出租车费用等目前只能使用现金结算的支出；

除上述情况外，因特殊情形确实不能使用公务卡结算的，应书面说明情况，经部门负责人批准，报财经处审核后方可报销。

持卡人应根据公务卡受理环境等情况，充分利用公务卡在结算上的便利，扩大公务卡使用范围，减少对现金、支票等传统结算方式的依赖，尽量减少现金支出。

（三）持卡人因公务活动使用公务卡消费时，应在公务卡信用额度内，先通过公务卡结算，取得本人签名的公务卡消费交易凭证（即POS机小票，下同）和相应的原始发票，按相关审批程序办理财务报销手续。

（四）因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的，持卡人应及时将相应报销款项退回财经处，由财经处负责办理相关手续。

（五）有下列情形之一的，所产生费用由持卡人个人承担，学校不予报销：

1.使用公务卡用于个人消费的费用；

2.报销费用与提供的报销单据、公务卡消费交易凭证不符的费用；

3.持卡人未经批准的提现业务，提现手续费等费用；

4.因持卡人个人原因，未能在公务卡免息期内申请报销，所造成的罚息和滞纳金等费用；

5.因持卡人个人保管不慎或遗失等原因，导致公务卡被盗刷所形成的支出和损失；

6.其他不符合财务管理规定费用。

第五条使用公务卡消费的报销程序

（一）对于差旅费、会议费、公务接待费、购买物品等公务支出，使用公务卡结算的，在公务卡信用额度内，先通过公务卡结算，并取得发票等财务报销凭证和公务卡消费交易凭证。公务卡消费交易凭证作为该笔业务通过公务卡结算的有效证明，应视同发票管理。

（二）持卡人进行公务消费后必须于发卡行规定的免息还款期前10天整理所有公务消费合规的原始发票和经本人签名的公务卡消费交易凭证，按相关审批程序办理财务报销手续，如遇周末或节假日，必须提前报账。财经处将持卡人报销金额，于每月发卡行规定的免息还款期内，通过银行转入个人公务卡账户进行还款。

（三）每年年终因结账需要，暂停公务卡消费报销业务，持卡人需合理安排时间到财经处办理已消费款项的报销业务。

（四）持卡人因出差在外或其它特殊原因，确实无法在规定的免息还款期内办理财务报销手续的，可通过传真等书面方式委托其所在部门其他人员填制正式借款单，并提供持卡人姓名、公务卡卡号、交易日期和每笔交易金额的明细信息，经财务人员审核后办理借款手续，于免息还款期前先将资金转入公务卡，待持卡人返回学校后，在2个工作日内到财经处补办报销手续并冲销其借款。

（五）若遗失公务卡消费交易凭证，持卡人可通过发卡行网点、电话银行、网上银行等途径查询，并将获取的“交易日期”、“交易金额”、“交易地点”等信息在财务报销凭证上写明。

（六）持卡人在网上购物、网上订票等无法取得消费交易凭证的，可将该公务卡网上银行对账单打印并将该笔支出业务标出（要求有姓名、商户名称、交易日期和交易金额等信息），作为交易凭证与相关业务的发票一并提交财经处审核报销。

（七）持卡人应按结算方式的不同，将公务卡支出的报销单据与现金、银行转账支出的报销单据分开单独粘贴，发票与消费交易凭证要配对粘贴。多张消费交易凭证对应一张发票的，以及多张发票对应一张消费交易凭证的，也应按顺序粘贴好。发票与公务卡消费交易凭证金额应严格相符，如二者出现差异则以金额小者为准给予报销。

（八）消费交易凭证（POS机小票）属于热敏纸，不能够长期保存，须同时附消费交易凭条（POS机小票）复印件，与原件一并粘贴后方可到财经处报销。

第六条本办法由财经处负责解释。

第七条本办法自发布之日起施行。

附件：中央预算单位公务卡强制结算目录

附件：

中央预算单位公务卡强制结算目录

序号	公务卡结算项目	备注
1	办公费	指单位购买按财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出。
2	印刷费	指单位的印刷费支出。
3	咨询费	指单位咨询方面的支出。
4	手续费	指单位支付的手续费支出。
5	水电费	指单位支付的水电费支出。
6	邮电费	指单位开支的电话费、电报费、传真费、网络通讯费等支出。
7	物业管理费	指单位开支的办公用房、职工及离退休人员宿舍等的物业管理费，包括综合治理、绿化、卫生等方面的支出。
8	差旅费	指单位工作人员因出差支付的住宿费、购买机票支出等。
9	维修（护）费	指单位日常开支的固定资产（不包括车船等交通工具）修理和维护费用，网络信息系统运行与维护费用。
10	租赁费	指租赁办公用房、宿舍、专用通讯网以及其他设备等方面的费用。
11	会议费	指会议中按规定开支的房租费、伙食补助费以及文件资料的印刷费、会议场地租用费等。
12	培训费	指各类培训支出。
13	公务接待费	指单位按规定开支的各类公务接待（含外宾接待）费用。
14	专用材料费	指单位购买日常专用材料的支出。具体包括药品及医疗耗材，农用材料，兽医用品，实验室用品，专用服装，消耗性体育用品，专用工具和仪器，艺术部门专用材料和用品，广播电视台发射台发射机的电力、材料等方面的支出。
15	公务用车运行维护费	指公务用车的燃料费、维修费、保险费等支出。
16	其他交通费用	指单位除公务用车运行维护费以外的其他交通费用。如飞机、船舶等的燃料费、维修费、保险费等。