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校内规章制度
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转发《东北大学会议费管理办法(试行)》
2016-10-10 11:43   审核人:

第一章 总 则

第一条 为推动学校事业发展,鼓励开展学术创新,加强和规范我校会议费管理,推进厉行节约反对浪费,根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔2016〕50号)等文件要求,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于学校、学院(部、实验室)、校机关及直属部门(以下称“各部门”)举办(含主办、承办)的各类会议、论坛,包括国内业务会议、国内管理会议、在华举办国际会议。

国内业务会议是指因教学、科研等业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会、招生宣传会、毕业生就业招聘会等。

国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。

在华举办国际会议是指报经教育部外事部门批准的、在我国境内举办的国际会议。

第三条 各部门召开会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则,严格控制会议数量和规模,规范会议管理。

第四条 会议费使用和管理职责如下:

会议举办者是会议费的直接负责人,对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度,依法、据实报销会议费。

会议审批部门对会议承担审批和监管责任。各部门应加强本部门会议费管理制度建设,加强政策宣传,督促办会人员合理、合规报销会议费。

第二章 会议审批和管理

第五条 会议审批实行归口管理。会议举办者根据会议内容和性质选择相应的会议类型,编制会议计划和会议费预算,按程序报批。

(一)各部门举办的会议,使用非科研经费(含预研经费、科研结余资金、配套经费,下同)召开的会议,由部门审批;使用科研经费召开的会议,经部门审批后应到科学技术处办理备案手续。

(二)学校层面举办的业务会议、管理会议,由部门提出,报党委办公室或校长办公室统筹,视情况报相关校领导、校长办公会、党委常委会或党委全委会审批。

(三)举办在华国际会议的,经本部门和经费归口管理部门批准后,报国际合作与交流处审批。

第六条 各部门应根据工作需要在每年的9月份编制下一年度会议计划及会议费预算,计划财经处将各部门会议费预算纳入年度预算报学校审批后, 单独下达会议费预算。

凡列入年度会议计划并下达会议费预算的会议,会议经费由部门负责人审批,并在经费批准的会议费预算和标准内列支会议费。

对没有列入年度会议计划或超过年度会议费预算的会议,须由会议承办部门提出详细的情况说明,包括会议名称、举办会议理由、会议主要内容、时间地点、参加会议代表人数、工作人员数、所需经费预算及经费开支渠道等,按照第五条相关规定履行会议审批程序和编制会议费预算。若需追加校级会议费预算的,应按照预算追加审批程序执行。

对于跨年度执行的专项项目和科研项目,各部门应根据年度工作需要,在不超过项目会议费总预算的范围内,编制分年度会议费预算。对于未纳入年度会议计划的临时会议,各部门应履行追加会议计划程序,并追加会议费预算。

对于经常性发生、不需要开支会议费或只需要少量印刷费、办公文具等的日常会议,不做会议管理;其所需少量印刷品、办公文具等经费可从部门经费中列支。

第七条 各部门应建立健全会议审批管理制度,严格控制会议数量、会期、规模,注重会议质量,提高会议效率。

第八条 会议举办者应当根据会议性质、主要内容确定会议人数和天数,严格限定工作人员数量。

国内业务会议次数、天数、参会人数、特邀代表人数等应按照业务活动实际情况确定。国内管理会议会期一般不超过2天,会议报到和离开时间合计不得超过1天,参会人数原则上控制在150人以内。

第九条 举办在华国际会议应按照学校外事部门相关规定提前履行有关审批手续。

第十条 对于全部使用财政拨款举办的会议,不得再向参会人员收取费用,严禁转嫁摊派会议费。

对于使用多种资金渠道举办的会议,按照成本补偿的原则,各部门可不以盈利为目的,适当向参会人员收取会议费;会议费收费标准由所在部门确定;会议费收入应全额上交学校,实行“收支两条线”管理,各部门不得坐收坐支。同时,收取会议费应在会议费预算表内披露。

第十一条 举办会议前应预先编制会议费预算表,会议费预算需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员人数、所需经费及列支渠道等。

第十二条 各部门召开会议应当改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。

第十三条 会议地点应优先安排在学校内部会议室、礼堂、宾馆等场所。

第十四条 参会人员以学校驻地单位为主(超过50%为学校驻地人员)的会议原则上不得到学校驻地之外召开。参会人员以校内人员为主的会议须安排在校内举行。如确因工作需要到学校驻地外召开的管理会议,应选择各级政府指定会议定点资格的宾馆,并报请各部门主管或联系校级领导批准。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第十五条 除必须住会的情况外,会议召开地代表和会议工作人员原则上不安排住宿。

第三章 会议费开支范围、标准和报销管理

第十六条 举办会议开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费、国际会议同声传译翻译费、同声传译设备租金费用等。

前款所称交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第十七条 会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下:

单位:元/人·天

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合 计

国内业务会议

400

150

100

650

国内管理会议

340

130

80

550

在华举办国际会议

700

200

300

1200

(一)综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。

(二)各类会议应按照定额控制标准执行,超支部分不予报销。如有特殊情况,应在申报会议预算中予以披露并按规定进行审批。

(三)不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。

(四)会议费综合定额标准根据国家政策和物价等因素进行动态调整。

第十八条 下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合控制定额,从相应的支出科目中据实列支:

(一)会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费,原则上回本单位报销。对确因工作需要,邀请国内外学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费,可按照《东北大学差旅费管理办法》规定的标准在差旅费等科目中报销。

(二)同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。

(三)参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要,可向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、劳务费等。人员费用的发放应采取银行转账等非现金方式支付,并依法缴纳个人所得税。

(四)论文出版费等按照实际情况列支。

(五)会议工作人员劳务费。原则上在学校有工资收入的国内管理会议,工作人员不应从会议费中开支劳务费。使用财政专项经费和纵向科研经费报销会议费的,应按照国家相应经费管理要求报销。

第十九条 各部门须在会议结束后及时汇总各项资料和票据,填写会议费决算表,原则上应在会议结束后一个月内报销完会议费;一次会议的支出要求一次性报销完毕。会议费报销时应提供:

(一)会议通知(包含会议议程);

(二)经审批的会议费预、决算表;使用科研经费报销会议费的,应提供在科学技术处备案的相关证明。

(三)实际参会人员签到表(如无法提供签到表,可提供参会人员名单、联系方式);

(四)会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、委托协议(合同)等资料;

(五)如举办国际会议,需提供上级部门批准办会的文件。

第二十条 会议费支出必须实报实销、据实列支,不允许预存。财务部门应严格按照规定审核会议费开支,对超范围、超标准开支的经费原则上不予报销。如特殊情况和工作需要实际支出超出预算的,应在会议费报销单的特殊事项中予以披露,并应履行相应的审批程序后予以报销。

对使用科研经费召开的高级别的国内业务会议,会议费超过规定标准的,由会议举者单独写出情况说明,经项目负责人、部门负责人审批后,在规定的会议费综合定额标准内最高不得超过30%据实报销。

由上级部门或学术组织委托我校承办的各种会议,其经费来源由上级部门或学术组织负担的,其会议地点、会议标准、会议预算等相关事项按照委托方规定执行。委托方没有规定的,按照学校规定执行。

除上述情况外,确因特殊情况和工作需要,对超范围、超标准开支的会议经费应由会议举者单独写出情况说明,经项目负责人、部门负责人审批后报校长或校长授权人审批后,在规定的会议费综合定额标准内最高不得超过30%据实报销。

第二十一条 各部门会议费支付,应当按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算。

第二十二条 与校外单位合作举办的由校外单位承办的国内学术会议,应签订书面委托合同(协议),会议费标准按照合同(协议)规定报销。

第二十三条 在会议结束后,会议经费如有结余,应及时转回学校,不得滞留在学校之外。

第四章 监督问责

第二十四条 严禁各部门借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁预存、套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。

各部门应严格执行会议用房标准,不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,严禁提供高档菜肴和香烟。

不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。

第二十五条 各部门应当加强对本部门会议举办活动和经费报销的内控管理,对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理,自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。

第二十六条 各部门应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在部门内部公示或提供查询,具备条件的可以在校内公开。

第二十七条 学校相关职能部门应对会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括:

(一)部门会议审批制度是否健全,会议活动是否按规定履行审批手续;

(二)会议费开支范围和标准是否符合规定;

(三)会议费报销手续是否符合规定;

(四)会议费管理和使用的其他情况。

对发现问题的部门,由学校审计、纪检监察等部门责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报。对直接责任人和部门负责人,报请学校按规定给予相应处分。

第二十八条 会议举办人员违反本办法规定,有下列行为之一的,依照有关法律法规和学校相关规定追究相关人员的责任,同时报纪检监察部门进行处理。涉嫌违法的,移送司法机关处理。

(一)预存、套取会议费设立“小金库”的;

(二)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;

(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

(四)违规报销与会议无关费用的;

(五)其他违反本办法规定的。

第五章 附 则

第二十九条 秦皇岛分校依照本办法执行。

第三十条 本办法由校长办公室、计划财经处负责解释。

第三十一条 本办法从2016年9月1日起施行。学校原有的相关会议费管理办法规定条款与本办法不一致的,以本办法为准。

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